Budget & Planung sichern in modernen Projekten - klassisch trifft agil

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4 Minuten Lesezeit

Das agile Projektmanagement gewinnt an Fahrt in vielen Unternehmen, doch trotz agilem Umfeld ist für viele Projektteams weiterhin wichtig, dass Budgets und Zeitrahmen klar definiert sind und eingehalten werden - gelingt der Spagat im Projektalltag?

Inhalt

  1. Wasserfall-Methode
  2. Agiles Projektmanagement
  3. Die goldene Mitte: Wasserfall trifft auf Agilität
  4. Ablauf eines agilen Wasserfall-Projektes

Wasserfall-Methode

Beim Wasserfall - so gibt es der Begriff schon vor - wird vor dem Projektstart klar definiert, was wann in welcher Abfolge getan werden muss und wie das Ziel aussehen soll. Daher ist die Planung initial oft aufwändiger, aber auch detaillierter als bei der agilen Methodik.

Ist die Planung fertig, beginnt das Projekt und wird phasenweise durchgeführt. Jede Phase muss erfolgreich abgeschlossen sein, um die nächste Phase einzuläuten. Dabei ist die Abfolge sehr linear und erlaubt keine großen Abweichungen.

Vorteile

Der Wasserfall-Ansatz wird oft verwendet, um mehr Kontrolle über Umfang und Kosten eines Projektes zu haben und Änderungen so gering wie möglich zu halten. Zusätzlich erfordert der Ansatz weniger Koordination, da relativ klar feststeht, wer was zu welcher Zeit liefern muss.

Nachteile

Dass der Wasserfall-Ansatz weniger Koordination benötigt, lässt sich in der Praxis selten bestätigen, denn der lineare Ablauf und die feste Planung können genau dann zum Problem werden, wenn es eben nicht nach Plan geht. Bei der Wasserfallmethode fehlt oft die notwendige Flexibilität, um Prioritäten umzuleiten, Budgets und Ressourcen anders zu verteilen und das Projekt quasi den neuen Umständen und möglicherweise dem erweiterten Wissensstand, der sich während des Projektes ergeben hat, anzupassen.

Gleichzeitig ist die Fehlerbehebung oft sehr viel aufwändiger, da nicht so häufig und früh getestet wird, wie im agilen Projektmanagement. Feedback wird erst zum Schluss gegeben, mit Erkenntnissen, die im Projektverlauf erworben wurden.

Agiles Projekt-management

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Im Gegensatz zum Wasserfall ist agiles Projektmanagement eher iterativ ausgerichtet und gestaltet sich dadurch flexibler. Damit ist das Projekt anpassungsfähiger und flexibler, Anforderungen können auch währenddessen mit eingebracht werden und das Testing erfolgt durchgehend. Auch im agilen Projekt wird natürlich vor Projektstart geplant, doch die Phasen des Projektes werden im Gegensatz zur Wasserfallansatz in jeder Iteration durchlaufen.

Vorteile

Der agile Ansatz erlaubt viel Spielraum für durchgehende Optimierung, Fehlerbehebung und das Ändern von Prioritäten. Stakeholder werden von Anfang bis Ende eingebunden, was dazu führt, dass das Endergebnis auch wirklich den Nutzer:innen gefällt und alle Funktionen erfüllt, selbst wenn sich diese erst im Laufe des Projektes herauskristallisiert haben.

Durch das agile Fehlermanagement (mehr dazu lesen Sie hier) lassen sich auch Kosten und Risiken senken, da in jeder Iteration versucht wird, sich an die finale Lösung zu nähern und jede Iteration eine funktionierende Software bereitstellt.

Nachteile

Die Koordination und das Monitoring von Kosten, Prioritäten und Ressourcen muss sehr viel stärker betrieben werden beim agilen Projektmanagement, weshalb von allen Beteiligten eine hohe methodische Kompetenz und Disziplin vorausgesetzt wird.

Die goldene Mitte: Wasserfall trifft auf Agilität

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Der Umstieg von Wasserfall auf agile Projektmethoden kann kompliziert sein und erfordert einiges an Training und Erfahrung. Als IT-Unternehmen, das vorwiegend mit agilem Projektmanagement arbeitet, treffen unsere Kolleg:innen daher nicht selten auf Kunden, für die ein sofortiger Schritt zur Agilität bei einem wichtigen Implementierungsprojekt zu viel verlangt wäre.

Daher arbeiten wir je nach Bedarf mit einem mehrstufigen Ansatz, der Wasserfall und Agilität so verknüpft, dass Kunden einerseits klare, lineare Abläufe mit großer Kontrolle haben, diese jedoch mit agilen Methoden erweitert werden können, sobald das Kernziel erreicht ist. Dadurch ermöglichen wir es den Kunden, schrittweise agile Projektmethoden kennenzulernen.

Ablauf eines agilen Wasserfall-Projektes

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Vor dem Projekt - Analyse & Lastenheft

Die Kernkompetenz von DIGITALL besteht darin, existierende Systeme auf die Bedürfnisse und Prozesse unserer Kunden anzupassen. Diese können von Branche zu Branche sehr verschieden sein. Die Entscheidung, ob eine Anforderung im Standard oder mittels einer individuellen Lösung implementiert werden muss, ist dabei ein grundlegender Aufwandtreiber und damit auch Kostenfaktor. Diese Einstufung muss möglichst früh im Projekt definiert werden, um daraus resultierende Projektrisiken zu reduzieren.

Genau dieser Punkt lässt sich sehr gut zu Nutze machen, indem diese Analysephase zu Beginn eines Projektes mit einem starken Wasserfall-Ansatz durchgeführt wird.

In enger Zusammenarbeit mit den relevanten Stakeholdern werden dabei Anforderungen diskutiert und somit die relevanten "Epics" (Anforderungssegmente) identifiziert. Anforderungen werden spezifiziert bis die wichtigsten Eckpfeiler eines Prozesses identifiziert sind und klar ist, ob sich die Anforderung standardisiert umsetzten lässt, oder eine individuelle Implementierung erfordert.

Die spezifizierten Anforderungen (Lastenheft) werden als Rahmenbedingungen für die darauffolgende Projektumsetzung gesehen.

Die nach der Analysephase folgende Projektumsetzung erfolgt agil in dem Sinne, dass die auf hoher Ebene definierten Anforderungen (Epics) weiter spezifiziert und iterativ umgesetzt werden.

Roadmap & MVP

Für die Definition der weiteren Roadmap werden die aus der Analysephase identifizierten Epics weiter konkretisiert und in so genannte "User Stories" heruntergebrochen.

User Stories werden somit einem Epic zugewiesen und beschreiben dieses konkreter.

Beispiel:

Epic: Sales-App

User Stories:

  • Dokumentation eines Vertriebsgesprächs
  • Individuellen Erstellung eines Angebots via Fragebogen
  • Automatisiertes, personalisiertes Follow-up nach einem Gespräch

Als nächster Schritt werden Funktionalitäten, die unbedingt notwendig sind (Must Haves) von denen unterschieden, die zusätzlich wünschenswert wären (Nice To Haves).

Mit dieser Priorisierung kann ein sogenanntes "Minimum Viable Product" (MVP) definiert werden, also ein Kernprodukt, das erst einmal alle notwendigen Funktionen erfüllt und somit schnell ausgerollt werden kann. Das MVP erfüllt die Hauptziele des Projektes und ist ohne weitere Änderungen völlig funktionsfähig.

Implementierung & Projektverlauf

Während des Projektes werden agile Methoden wie Sprints* und kurze Feedbackzyklen angewendet. Dabei wird sich vorerst auf die "Must Haves" konzentriert, damit das MVP im Rahmen des definierten Zeitrahmen finalisiert werden kann.

*Sprints - ein fest definierter, kurzer Arbeitsrahmen, in dem ein Team ein bestimmtes Arbeitspaket realisiert.

Agile Weiter-entwicklung

Sobald das MVP live ist, kann die agile Entwicklung fortgesetzt werden, um beispielsweise Optimierungen vorzunehmen, wie "Nice To Haves" zu entwickeln oder weitere Bereiche anzuknüpfen. Genau in diesem Bereich eignet sich die agile Projektmethodik sehr viel besser als der Wasserfallansatz, weil relevante Verbesserungen oft erst in der aktiven Nutzung identifiziert werden können und dadurch von einer flexiblen Herangehensweise profitieren.

Vorteile der Mixed-Methodik

  • Umfangreiche Kosten- und Ressourcenkontrolle für das MVP
  • Detaillierte Zielsetzung mit Prioritäten, die alle relevanten Stakeholder berücksichtigt
  • Agiles Testmanagement zur Reduktion von Risiken und Fehlerbehebungen
  • Kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung der Software Lösung
  • Schrittweise Einarbeitung von Teams in die agile Projektmethodik

Unsere DIGITALL-Expert:innen unterstützen Sie nicht nur bei der Digitalisierung und Implementierung, sondern sind auch geschult darin, Ihre Teams in agile Projektmethoden einzuarbeiten und mit der Mixed-Methodik für stabile Rahmenbedingungen zu sorgen.

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von Gian Arquint

Gian Arquint ist ein Managing Consultant bei DIGITALL und hat einschlägige Erfahrung im Bereich Software Engineering sowie Projektmanagement.

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