Closed-Loop Reporting bringt Daten und Teams zusammen

Wenn Marketing und Vertrieb es schaffen, Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis zu verknüpfen und Ziele aufeinander abzustimmen, kann die Zusammenarbeit enorm gestärkt und die Ergebnisse für alle optimiert werden.

Was ist Closed-Loop-Reporting?

Das Closed-Loop-Reporting verbindet Marketing- und Vertriebsdaten sowie Berichte, um alle relevanten Zahlen, Aktivitäten und Kontaktaufnahmen in einer vollständigen Datenübersicht bereitzustellen. Damit kann die gesamte Kund:innenreise (Customer Journey) abgebildet werden. Gleichzeitig erhalten unterschiedliche Unternehmensbereiche mehr Transparenz über Prozesse, Ziele und Aktivitäten und können sich so besser abstimmen.

So ist es nicht selten, dass Marketer nicht wissen, wo die Reise der generierten Leads hingeht, sobald sie an den Vertrieb übergeben wurden. Und viele Vertriebsmitarbeitende wissen nicht, welche Themen ihre Opportunities interessiert haben, als diese noch im Marketing-Nurture-Prozess eingebunden waren. Doch genau diese Informationen sind wichtig, um sich beispielsweise auf relevante Aktivitäten zu konzentrieren oder Opportunities thematisch relevanter zu betreuen.

Closed-Loop-Reporting bietet eine 360°-Übersicht Ihrer Daten

Oft arbeitet das Marketing mit einem Marketing Automation-System, während der Vertrieb sein CRM hat. Manchmal sind diese beiden Systeme nur lose miteinander verbunden, so dass zwar Daten ausgetauscht werden, aber lange nicht genug, um einen guten Überblick zu haben. Stattdessen bilden beide Systeme Informationssilos, die das Arbeiten der verschiedenen Bereiche unnötig erschweren.

Vorteile

• Das Kontakt- und Kund:innenverhalten ist transparenter, insbesondere vor und nach der Übergabe des Leads vom Marketing an den Vertrieb.
• So weiß der Vertrieb, was seinen Kontakt ursprünglich dazu bewegt hat, mit dem Unternehmen zu interagieren und seine Daten zu hinterlassen.
• Auf der anderen Seite weiß das Marketing, welche Leads sich tatsächlich zu Opportunities und/oder Kund:innen entwickelt haben, und kann daher seine Bemühungen auf die Aktivitäten konzentrieren, die diese Leads ansprechen.
• Das Marketing erfährt mehr über Opportunities und Kund:innen und kann die Informationen nutzen, um Inhalte und Aktivitäten zu optimieren.
• Eine stärkere Fokussierung auf erfolgreiche Aktivitäten sowie mehr Transparenz über die Reise der Opportunities kann den Kaufzyklus verkürzen.
• Die Kosten pro Lead sinken (und der Return on Investment steigt), wenn das Marketing mehr Leads generiert, die zu attraktiven Opportunities konvertieren.

Was ist für ein Closed-Loop-Reporting erforderlich?

Verknüpfungen

Die Marketing- und Vertriebssysteme müssen miteinander verbunden sein und dieselbe Datenbasis nutzen, um ein Closed-Loop-Reporting zu ermöglichen. Dies bedeutet entweder eine gute API (Application Programming Interface bzw. Schnittstelle) oder ein System, das sowohl CRM- als auch Marketing Automation-Funktionen bietet, so dass alles auf einer einzigen Plattform stattfindet.

Terminologie

Vor allem zwischen zwei verschiedenen Systemen ist eine klare Terminologie notwendig, um sicherzustellen, dass Daten korrekt übertragen werden. Wenn der Vertrieb andere Bezeichnungen verwendet als das Marketing, kann dies im schlimmsten Fall dafür sorgen, dass Daten falsch oder gar nicht synchronisiert werden.

Besonders bei der Entwicklung von Lead-Formularen, der Anreicherung von Kontaktinformationen sowie dem Einsatz von künstlicher Intelligenz und Automatisierung zur Kontaktverwaltung müssen die Begrifflichkeiten stimmen.

Abgestimmte Ziele

Es kommt oft genug vor, dass Vertriebs- und Marketingziele nicht unbedingt logisch aufeinander abgestimmt sind. Wenn das Marketing an der Quantität der Leads gemessen wird, der Vertrieb jedoch an den erfolgreichen Abschlüssen, kann es sein, dass sich diese zwei Ziele im Wege stehen, da alle Marketingaktivitäten nur auf die Menge der Leads abgestimmt sind, aber nicht auf die Kaufbereitschaft und Qualität.

Es ist daher wichtig, dass sich Marketing und Vertrieb zusammensetzen und definieren, welche Marketingziele den Vertrieb unterstützen (und umgekehrt).

Umsetzbare Berichte

Ein gutes Reporting bietet nicht nur Zahlen, sondern liefert Handlungsoptionen. Deshalb müssen Reportings detaillierte Informationen liefern, je nachdem, wer sie nutzt.

Ein einfacher Webseitenaufruf ist beispielsweise nicht aussagekräftig, aber in Kombination mit der Konversionsrate (z. B. über ein Lead-Formular) kann er dem Marketingteam mitteilen, wie viele Personen die Seite besuchen und wie viele das Formular tatsächlich ausfüllen.

Auf der Grundlage dieser Informationen kann das Team entscheiden, die Seite zu optimieren, um die Seitenaufrufe zu erhöhen oder um die Konversionsrate zu optimieren.

Für das Vertriebsteam hingegen sind die Seitenaufrufe wahrscheinlich gar nicht relevant. Stattdessen will ein Vertriebsmitarbeitender wissen, ob die Konversionsrate sinkt, wenn Kontakte ihre Telefonnummer angeben müssen. Dies könnte darauf hinweisen, dass der Vertrieb andere Kontaktmöglichkeiten anbieten muss, um mit potenziellen Kund:innen das Gespräch aufzunehmen.

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