Studie: Status quo der Meeting-Kultur

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5 Minuten Lesezeit

In den letzten Monaten haben wir unsere Follower in den sozialen Medien zu ihrer täglichen Organisation, ihrer Meeting-Kultur und ihren digitalen Tools befragt. Was sagen sie zum Thema Meeting-Kultur?

Inhalt

  1. Sind Meetings zu lang?
  2. Warum sind Geschäftsbesprechungen nicht produktiv?
  3. Was macht effiziente Meetings aus?
  4. Wo sollten Meetings stattfinden?

     

Sind Meetings zu lang? 

Ob online oder persönlich, Meetings sind ein wichtiger Bestandteil des Büroalltags, insbesondere in Berufen, in denen Organisation und Management eine große Rolle spielen. Unseren Umfrageergebnissen zufolge haben fast zwei von drei Personen geschäftliche Besprechungen, die im Durchschnitt zwischen 30 und 60 Minuten dauern. Fast ein Drittel scheint mit durchschnittlich 15 bis 30 Minuten sehr effizient zu sein, und ein paar unglückliche 7% verbringen im Durchschnitt mehr als eine Stunde in ihren Meetings.

Unseren Umfrageergebnissen zufolge haben fast zwei von drei Personen geschäftliche Besprechungen, die im Durchschnitt zwischen 30 und 60 Minuten dauern. Fast ein Drittel scheint mit durchschnittlich 15 bis 30 Minuten sehr effizient zu sein, und ein paar unglückliche 7% verbringen im Durchschnitt mehr als eine Stunde in ihren Meetings.

Natürlich gibt es Anlässe, bei denen eine lange Besprechung notwendig ist. Kick-offs für komplexe Projekte oder sogar Workshops brauchen Zeit, um Schritte und Aufgaben abzustimmen und gemeinsam zu bearbeiten. Dennoch wird ein Großteil von Meetings als Zeitverschwendung wahrgenommen, insbesondere dann, wenn sie zu lange dauern und zu häufig stattfinden.

Warum sind business-meetings nicht produktiv?

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In ihrem Artikel "The Psychology behind meeting overload" (Die Psychologie hinter der Überlastung durch Meetings) zitieren Ashley Whillans, Dave Feldman und Damian Wisniewski eine Umfrage, der zufolge für Manager:innen 83% aller Meetings unproduktiv sind.

Die Autor:innen nennen diverse Gründe dafür:

Angst, etwas zu verpassen

Oft nehmen Menschen an Besprechungen teil, weil sie glauben, dass sie wichtige Informationen verpassen könnten (oder dass sie für ihre Nichtteilnahme verurteilt werden könnten). Auch Organisator:innen sind davon betroffen, wenn sie mehr Teilnehmer:innen als nötig einladen, um "auf Nummer sicher zu gehen".

Subjektive Dringlichkeit 

Den Autor:innen zufolge stellen Führungskräfte oft ihre eigenen Bedürfnisse über die anderer und berufen Meetings ein, wenn es für sie praktisch ist, ohne auf den Terminkalender und die Arbeitsbelastung ihres Teams/ihrer Teilnehmer:innen Rücksicht zu nehmen. Dies kann jedoch auch das Unternehmen kosten, wenn diese sehr subjektive Dringlichkeit anderen Zeit kostet und dadurch dringende Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden können.

Commitment-Hebel

Oft nutzen Organisator:innen Meetings, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben erledigen und sich an Fristen halten. Dies ist zwar wichtig, aber es ist fraglich, ob Meetings dafür notwendig sind. Ein offener Chat, ein Planer oder ein Dokument, in dem die Aufgaben aller Beteiligten festgehalten werden, ist einfacher und flexibler für alle.

Meeting-Vergesslichkeit

Der Mangel an Dokumentation und nächstbesten Maßnahmen kann zu einer Besprechungskultur führen, bei der viel Zeit mit der Wiederholung von Themen verschwendet wird. Erinnert man sich nicht mehr an Übereinkünfte und Schlussfolgerungen, so kostet dies auch Ressourcen. Zusammenfassungen und ein Nachfassen im Anschluss an einem Meeting helfen dabei, die wichtigsten Punkte zu wiederholen und nächste Schritte festzuhalten. Zusätzlich können dadurch auch Beteiligte einbezogen werden, die nicht am Meeting teilgenommen haben.

Was macht meetings produktiver? 

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  1. Laden Sie nur die Personen ein, die für das Erreichen des Besprechungsziels erforderlich sind.
  2. Legen Sie ein konkretes Ziel für das Meeting fest und teilen Sie dieses mit (z. B. erste Schritte für ein Projekt, eine Entscheidung, das Sammeln von Ideen usw.).
  3. Sorgen Sie für Moderation, um das Meeting strukturiert zu führen und zu straffen.
  4. Sorgen Sie dafür, dass das Meeting dokumentiert wird und versenden / teilen Sie anschließend eine Zusammenfassung für mehr Transparenz.
  5. Wenn die Diskussionen zu detailliert werden, delegieren Sie sie an kleinere Arbeitsgruppen, um diese Dinge separat zu besprechen.
  6. Beenden Sie eine Sitzung, wenn es nichts mehr zu besprechen gibt. Nur weil 60 Minuten angesetzt sind, heißt das nicht, dass das Meeting so lange dauern muss.

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Wo sollten meetings stattfinden? 

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Im Zeitalter digitaler Plattformen, Home Office und globaler Zusammenarbeit ist das persönliche Meeting zwar immer noch beliebt, aber bei weitem nicht mehr die einzige Option. Wir haben unsere Community gefragt, wie sie sich gerne trifft, und aus den Antworten geht hervor, dass weder digitale noch persönliche Meetings die einzig wahre Lösung sind.

58% bevorzugen eine Mischung aus persönlichen und digitalen Meetings.

Im Einzelvergleich ist derweil auffallend, dass digitale Meetings nicht annähernd so beliebt sind wie persönliche Meetings: 13% bevorzugen die virtuelle Umgebung, während 23% gerne die Hände schütteln. 7% sind nicht davon überzeugt, dass Meetings überhaupt notwendig sind, und schreiben lieber eine E-Mail.

58% bevorzugen eine Mischung aus persönlichen und digitalen Meetings.  Im Einzelvergleich ist derweil auffallend, dass digitale Meetings nicht annähernd so beliebt sind wie persönliche Meetings: 13% bevorzugen die virtuelle Umgebung, während 23% gerne die Hände schütteln. 7% sind nicht davon überzeugt, dass Meetings überhaupt notwendig sind, und schreiben lieber eine E-Mail.

Digital: flexibel & transparent

Aus Gesprächen mit meinen Kolleg:innen, die häufig in internationalen Projekten arbeiten sowie aus eigener Erfahrung weiß ich, dass digitale Besprechungen den Vorteil haben, flexibler zu sein, weniger kosten- und ressourcenintensiv (niemand muss reisen), und es ist einfacher, mit Interessengruppen in Kontakt zu treten, die sonst vielleicht nicht teilnehmen könnten. Zusätzlich können Meetings aufgenommen und Dateien direkt im Meeting-Chat geteilt werden.

Persönlich: teamgeist & Kommunikation

Doch selbst bei überwiegend digitalen Projekten waren sich meine Kolleg:innen einig, dass gelegentliche persönliche Treffen unglaublich hilfreich sind, um ein Projekt in Gang zu bringen, sich abzustimmen und ein Gefühl für alle zu bekommen.

Vor allem bei Arbeitsgruppen, die sich vielleicht noch nicht kennen, z. B. bei neuen Kundenprojekten oder der Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen, hat ein persönliches Treffen den oft unsichtbaren Vorteil, dass man die Leute kennenlernt. Zu sehen, wie jemand redet und sich verhält, kann viel dazu beitragen, die schriftliche Kommunikation in einen Kontext zu setzen, was wiederum Konflikte aufgrund von Missverständnissen verringern kann.

Darüber hinaus eignen sich persönliche Treffen hervorragend für Workshops und Schulungen, da unterschiedliche Lern- und Arbeitsmethoden zu unterschiedlichen Lern- und Arbeitsstilen passen. Nicht jeder lernt durch Zuhören oder Schreiben. Es ist kein Zufall, dass viele kreative und innovative Workshop-Methoden immer noch Papier, Stifte, manchmal sogar Spielzeug oder Rollenspiele beinhalten. Die Darstellung einer Kund:innenreise in Form von bunten Post-its auf einem Whiteboard kann viel anschaulicher dazu beitragen, bestimmte Konzepte klarer auf den Punkt zu bringen.

Doch hier hat sich die Technologie in den letzten Jahren maßgeblich weiterentwickelt. Was früher ein einfaches Video-Meeting mit dem Teilen eines Bildschirms war, ist mittlerweile immer interaktiver. Moderne Meeting-Plattformen integrieren Umfragen, Reaktionsmöglichkeiten, virtuelle Whiteboards und mehr. Auch wenn sie ein persönliches Teamevent nicht zu 100 % ersetzen können, sind sie sehr gut in der Lage, die Arbeit und sogar Pitch-Meetings zu optimieren, indem sie neue innovative Möglichkeiten für multimediale Inhalte und Beteiligung bieten.


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Der moderne Workspace für Ihre Mitarbeitenden

von Juliane Waack

Juliane Waack ist Editor in Chief bei DIGITALL und schreibt über die digitale Transformation, Megatrends und warum eine gesunde Kultur die Basis für jedes erfolgreiche Unternehmen ist.

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