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Der Wert Ihres CRM-Systems sollte nicht allein am Preis festgemacht werden. Mit einer Kostenoptimierung Ihres bestehenden oder geplanten Systems garantieren Sie, dass Sie proportional zum Preis das Beste aus Ihrer Lösung herausholen.
Inhalt:
- Kostenreduzierung vs. Kostenoptimierung
- 5 Tipps zur Kostenoptimierung
Kostenreduzierung vs. Kostenoptimierung
Im ersten Schritt möchte ich die Unterschiede zwischen Maßnahmen zur Kostenreduzierung und zur Kostenoptimierung erläutern. Denn auch wenn die Optimierung Kostenersparnisse mit sich bringen kann, ist dies nicht das einzige oder wichtigste Ergebnis.
Kostenreduzierung
Kostenreduzierung hat ein Ziel: weniger zu bezahlen. Das kann bedeuten, dass Ressourcen, Funktionalitäten und Dienstleistungen reduziert werden, auch wenn sie für Ihr Unternehmen unerlässlich sind.
Tatsächlich kann es vorkommen, dass ein Unternehmen zu viele Tools, komplexe Verträge und Bezahlmodelle jongliert und durch mangelnde Kommunikation zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen die Kosten unnötig in die Höhe treibt, so dass eine Reduzierung Sinn macht und zusätzlich Komplexitäten vermeiden kann.
Kostenoptimierung
Bei der Kostenoptimierung geht es derweil darum, zu identifizieren, wo eine Investition die besten Ergebnisse erzielt und wo Geld eingespart werden kann, um es für wichtigere Funktionen, Dienste, Kampagnen und Anwendungen zu verwenden.
Ob Kostensenkung oder Kostenoptimierung der bessere Ansatz ist, hängt in der Regel von Ihrer allgemeinen Budgetsituation ab. Manchmal ist eine Kostenreduzierung die einzige sinnvolle Option, weil das Geld knapp ist oder andere Kosten eine höhere Priorität haben.
Kostensenkungen müssen jedoch gründlich evaluiert werden, und zwar unter Einbeziehung aller Beteiligten (z. B. Kund:innen, Benutzer:innen Partner, IT usw.), um sicherzustellen, dass die kurzfristigen Einsparungen nicht das langfristige Budget belasten (z.B. durch höhere Ressourcenkosten, weil die Nutzung aufwändiger ist und mehr Zeit in Anspruch nimmt).
Eine Kostenoptimierung lohnt sich derweil, wenn es Ihnen vor allem darum geht, zu prüfen, ob Sie Ihr CRM-System effizient nutzen, alle Lizenzen ihren Sinn haben und sich potenziell noch Möglichkeiten zur Optimierung ergeben könnten. Im Rahmen einer Kostenoptimierung kann es daher durch die Steigerung des ROI auch zu Ersparnissen kommen.
Wie können Sie nun Ihre CRM-Kosten optimieren?
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Versteckte Kosten identifizieren & auswerten
Bei einer Software geht es nicht nur um die "nackten" Kosten, denn oft spielen die versteckten Kosten eine mindestens genauso wichtige Rolle, da sie sich über Zeit summieren können.
So können beispielsweise Benutzer:innenfreundlichkeit, Integration und Datenverwaltung einen großen Einfluss darauf haben, wie viel oder wenig Zeit Nutzer:innen für tägliche Aufgaben verbringen müssen oder einsparen. Eine schlecht integrierte Software bedeutet in der Regel beispielsweise, dass Daten manuell übertragen werden müssen, was eine Menge Arbeitsstunden kosten kann.
Versteckte Kosten können auch durch den Wartungsaufwand entstehen, den eine Software bei Ihrer internen IT-Abteilung verursacht. Cloudbasierte Lösungen kosten häufig weniger, können aber beispielsweise dann teurer werden, wenn Sie stark angepasst werden, um Ihren Prozessen, Datenstrukturen etc., gerecht zu werden.
Mehr über versteckte Kosten in Ihrem CRM-System erfahren Sie in unserem Factsheet.
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Rightsizing statt Downsizing
"Rightsizing" im IT-Umfeld bedeutet eine Umstrukturierung oder Reorganisation von Software, Hardware oder einer ganzen Infrastruktur, um einen höheren Wert zu erzielen.
Da gerade bei On-Premise-Modellen vornehmlich das gesamte Paket gekauft wird, auch wenn nicht alle Funktionalitäten wirklich genutzt oder benötigt werden, zahlen Unternehmen oft mehr als nötig.
Cloudbasierte Angebote - von der Datenspeicherung über die Software bis hin zu Entwicklungsplattformen - bieten dabei jedoch sehr viel mehr Flexibilität, um nutzungsbasierte Pakete zu kaufen oder sogar zu mieten.
Rightsizing kann auch eingesetzt werden, wenn die CRM-Kosten nach Nutzer:innenlizenzen, Anzahl an Kontaktdaten usw. berechnet werden. Daher ist es gut, regelmäßig Inventur aller Nutzer:innen, Datenkontingente, Kontakt-Zahlen etc. zu führen, so dass Sie nicht für Dienste, Lizenzen und Funktionen zahlen, die gar nicht genutzt werden.
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Gutes Datenmanagement kann Kosten sparen
Die meisten CRM-Systeme werden teurer, je mehr Kontakte Sie sammeln. Dies wird oft durch bestimmte Grenzwerte gestaffelt, so dass Kostenmodelle beispielsweise für alle 10.000 Kontakte definiert werden.
Umso wichtiger ist es, Ihre Kontaktdatenbank regelmäßig zu prüfen und zu bereinigen, um inaktive und veraltete Kontakte zu löschen (oder wieder einzubinden).
Natürlich klingen hohe Zahlen im Report gut, aber wenn ein hoher Prozentsatz davon nicht mit Ihnen interagiert oder an einem Kauf interessiert ist, dann kostet dies nicht nur viel Geld, sondern wirkt sich auch negativ auf Ihre Engagement- und Konversionsraten aus.
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Integration, Automatisierung und KI
Integrationen
Gute Integrationen können dabei helfen, Daten, Prozesse und Arbeitsabläufe miteinander zu verbinden, was in der Regel zu Zeiteinsparungen führt und die Funktionalitäten Ihres CRM erhöht. Ein gut vernetztes System ermöglicht mehr Aktivitäten auf all Ihren Kanälen, reduziert die Menge an Software-Add-Ons und zentralisiert Ihre Daten zentralisieren. Das bedeutet auch, dass keine doppelten Kosten für die Datenspeicherung anfallen, sie Ihre Daten besser überblicken und sie somit auch effizienter nutzen können.
Automatisierung
Automatisierung kann viel Arbeit einsparen, indem manuelle, sich wiederholende Prozesse automatisiert werden. Zusätzlich kann sie auch dafür sorgen, dass Daten, neue Kontakte, etc. nicht im System "verloren" gehen.
So können beispielsweise automatische Trigger dabei helfen, mit vielversprechenden Leads oder absprungbereite Kund:innen in Kontakt zu treten. Auch können sie Informationen über Ziele und KPIs geben, um bei Bedarf weitere (sofortige) Maßnahmen zu ergreifen.
Automatisierung kann auch die Customer Journey durch personalisierte, automatisierte Inhalte unterstützen, die Ihren Kreativ-, Vertriebs-, Service- und Marketingteams viel Zeit und Mühe ersparen.
Ein weiteres großes Automatisierungsthema ist auch eine gut funktionierende CPQ-Software als Teil des CRM, um Angebote und Rabatte für das bestmögliche Ergebnis zu optimieren.
KI
Nicht zuletzt kann künstliche Intelligenz dabei helfen, Kampagnenergebnisse, Klickraten und vieles mehr zu optimieren, indem sie Kund:innendaten zur Optimierung Ihrer Aktivitäten auswertet und so Zeit und Geld spart, zum Beispiel durch die Identifizierung von Kontakten, die mit höherer Wahrscheinlichkeit durch ein Rabattangebot zum Kauf motiviert werden oder an einer Veranstaltung teilnehmen.
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Vertragsmanagement & -kontrolle
Je nach Anbieter können Lizenzen vierteljährlich oder jährlich oder sogar für mehrere Jahre bezahlt werden, was in der Regel zu einem Rabatt führt. Schließlich ist eine hohe Einmalzahlung für den Anbieter attraktiver als stufenweise Zahlungen, die jederzeit gekündigt werden können. Außerdem sollten Rabattaktionen oder andere Vergünstigungen immer in Betracht gezogen, aber auch genauer betrachtet werden.
Andererseits sollten Sie sich über bevorstehende Preiserhöhungen informieren, aber auch einen Blick auf die Entwicklungs-Roadmap werfen, um zu sehen, welche künftigen Funktionen, Integrationen usw. im Rahmen Ihres Lizenzmodells geplant sind.
Verträge sollten auf entscheidende Grundlagen geprüft werden, die sich langfristig finanziell auswirken können:
- Enthaltene Funktionen, Datenlimits und Support-Optionen
- Updates
- Onboarding-Dienste
- Dateneigentum und Datenrechte
- Datenvorschriften, Wiederherstellung und Sicherheitsmaßnahmen
- Liefertermine
- Vertragsstrafen und Gebühren
- Verlängerungsvereinbarungen (und potenziell steigende Kosten)
- usw.
Sind Sie auf der Suche nach einem neuen CRM-System, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Unsere Expert:innen haben einen ausgezeichneten Schritt-für-Schritt-Leitfaden verfasst, der Ihnen hilft, Interessengruppen zu identifizieren, Dokumente zu entwickeln und die Entscheidung mit einer gründlichen Checkliste zu treffen.
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