Digitales Teamwork braucht mehr als eine gute Plattform

Bill Gates hat einmal gesagt, dass "die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses die Ineffizienz nur verstärkt". Das gilt nicht nur für Prozesse, sondern auch für die Zusammenarbeit im virtuellen Raum. 

Inhalt:

1. Vorteile (guter) Teamarbeit
2. Voraussetzungen digitaler Teamarbeit

Bereits vor dem Merge von zwei Unternehmen zu DIGITALL hat das Zusammenarbeiten mit Kolleg:innen aus anderen Standorten zu meinem Alltag gehört. Meine Kollegin Juliane Waack sitzt in Berlin und betreut von dort aus den Blog. Ich arbeite in Karlsruhe. Meine Kolleginnen aus dem Business Development sind vorwiegend um Stuttgart und München situiert und unsere Chefdesignerin sitzt im Büro in Sofia, Bulgarien.

Kurzum: Wir arbeiten hauptsächlich virtuell zusammen und zwar, wenn ich das so sagen darf, ausgesprochen erfolgreich.

Aber gibt es ein Erfolgsrezept für das erfolgreiche Teamwork im digitalen Raum? Und warum ist es überhaupt wichtig?  

Vorteile von guter Teamarbeit

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Laut der Queen's University of Charlotte halten 75% der Arbeitnehmer Teamarbeit und Zusammenarbeit für äußerst wichtig (Quelle: queens.edu).   

Teamarbeit kann sinnstiftend sein

Es gibt zahlreiche Untersuchungen über die positiven Auswirkungen von Teamarbeit und Kommunikation in Unternehmen. Fast alle zeigen, dass eine gute Teamkultur nicht nur dem Einzelnen, sondern auch dem Unternehmen zugute kommt, da sie die Motivation und die Zielsetzung stärkt. Ein gut funktionierendes Team arbeitet gut, weil jedes einzelne Mitglied weiß, was es einbringt, was an sich schon motivierend ist. Darüber hinaus erhöht ein gutes Team in der Regel die Mitarbeiter:innenbindung, da viele Menschen lieber gegenüber Menschen als Unternehmen loyal sind.

Teamarbeit schafft Transparenz

Zugang zu Informationen und Transparenz sind nicht nur wichtig für Teamarbeit, sondern auch das Ergebnis von guter Teamarbeit. So sind die Mitarbeitenden aufeinander abgestimmt, kennen ihre unterschiedlichen Ziele und Verantwortlichkeiten und können sich viel produktiver einbringen.  

Wissen wird geteilt statt isoliert, was wiederum eine Basis schafft, auf der sich Kolleg:innen viel eher gegenseitig helfen. Das wiederum nimmt den Druck von Spezialist:innen, da sie nicht alleinig für jedes Thema verantwortlich sind.    

Teams sind kreativer und vielfältiger

Besonders vielfältige Teams zeichnen sich durch kreative Problemlösungen und Ideenentwicklung aus, da sie unterschiedliche Sichtweisen, Erfahrungen und Ansätze miteinander verbinden. "Diversität" in diesem Sinne kann viele verschiedene Dinge bedeuten. "The Secrets of Great Teamwork" von Martine Haas und Mark Mortensen zufolge (Quelle: hbr.org) können bereits unterschiedliche Expertisen und Berufserfahrungen neue Perspektiven ermöglichen, etwa durch regionale und globale Expert:innen.

Doch Diversität kann viele Formen annehmen. Selbst Erfahrungsunterschiede können sich positiv auf ein Team auswirken. Ein langjähriger Spezialist könnte sehr wohl von der Perspektive einer Hochschulabsolventin profitieren, die traditionelle Best Practices in Frage stellt und neu denkt.  

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Produktivitätssteigerung ohne "ENgpässe"

Ein gut eingespieltes Team ist in der Lage, Prozesse einzurichten, Projekte zu managen und Ziele zu verfolgen, ohne viel Zeit und Ressourcen zu verschwenden. Transparenz über die Fähigkeiten aller Teammitglieder sowie der verfügbaren Ressourcen kann dabei helfen, Roadmaps und Prozesse zu entwickeln, die auf Effizienz abgestimmt sind. Dadurch fällt die Priorisierung leichter.  

Zusätzlich kann das Team Ideen für sogenannte "Quick Wins", also schnell und einfach durchführbare Aktionen zur Zielerreichung sammeln und umsetzen.  

Voraussetzungen für digitale Teamarbeit

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Ob online oder analog, die meisten Teams benötigen unabhängig von der Plattform und der Art der Zusammenarbeit bestimmte Grundlagen. Ein gemeinsames Ziel und ein gemeinsamer Zweck, ein vielfältiges Team mit klaren Zuständigkeiten und Fähigkeiten sowie die richtigen Prozesse für die Kommunikation, den Austausch und die Zusammenarbeit sind in jeder Umgebung entscheidend.  

Meine persönlichen drei wichtigsten Zutaten für gute Teamarbeit:  

1. Humor kann Menschen zusammenbringen und Stresssituationen erleichtern. 
2. Bei Fehlern geht es nicht darum, wer "Schuld" hat, sondern wie man sie kitten und zukünftig vermeiden kann.     
3. Die eigenen Bedürfnisse sind genauso wichtig, wie die der Teamkolleg:innen. Eine Balance hilft dabei, dass niemand überfordert wird. 

Zusätzlich möchte ich auf einige spezifische Anforderungen hinweisen, die besonders im virtuellen Raum wichtig sind. Ich greife hier auf eigene Erfahrungen und Learnings zurück, die ich in jahrelanger Kollaboration mit Kolleg:innen, Partnern und Kunden gesammelt habe.  

Halten SiE regelmässig (effiziente) Besprechungen ab

Ein wöchentliches Treffen hilft, alle zusammenzubringen und die dringendsten Themen zu besprechen. Dabei geht es nicht darum, dass zu jedem Thema ein Status-Update notwendig ist.  

Vielmehr sind diese Meetings dazu da, die wichtigsten Themen zu besprechen, insbesondere dann, wenn sie Unterstützung erfordern, Herausforderungen darstellen, etc.   

Gleichzeitig dienen diese Meetings dazu, anstehende Aufgaben der gesamten Gruppe zu präsentieren und Verantwortlichkeiten, Deadlines und Anforderungen gemeinsam zu besprechen. Damit ist jedes Teammitglied informiert. Weitere Details können anschließend in kleineren Arbeitsgruppen besprochen werden.   

Zweck dieser Treffen ist es, über alle Aufgaben auf dem Laufenden zu sein, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu prüfen, ob alle Teammitglieder das haben, was sie brauchen, um ihre und die Gruppenziele zu erfüllen.   

Kommunizieren sie häufig und teilen Sie Fortschritte mit 

Bei DIGITALL haben wir viele verschiedene Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren. Wir haben regelmäßige Meetings, Gruppenchats, Einzelchats und rufen uns gegenseitig an. Wer in einem Büro zusammenarbeitet, versucht auch, gemeinsame Bürozeiten zu planen. Das Wichtigste ist jedoch, alle Stakeholder einer Aufgabe bzw. eines Projektes auf dem Laufenden zu halten. 

Da die Fernarbeit viel Flexibilität für die individuellen Arbeitszeiten bietet, ist es dennoch wichtig, nicht nur die Ergebnisse, sondern auch den Fortschritt der Aufgaben zu teilen, um Korrekturschleifen zu optimieren. Dies ist besonders wichtig für Gruppenprojekte.  

Die Kommunikation muss dabei nicht immer formell via E-Mail erfolgen, sondern kann auch locker im Gruppenchat geteilt werden, so dass alle aktiv an der Aufgabe beteiligten Teammitglieder direkt Feedback geben können.  

REspektieren Sie Konzentrationszeiten und Verfügbarkeit

Remote Work gibt einem theoretisch mehr Zeit, um sich auf größere Aufgaben und Themen zu konzentrieren. Doch in der Praxis sind gerade die digitalen Kanäle oft dafür verantwortlich, dass man "immer online" ist und damit oft durch zahlreiche Chat-Nachrichten, Benachrichtigungen und eingehende E-Mails unterbrochen wird.  

Als Team ist es hilfreich, Zeiten klar zu kommunizieren, in denen eine Person nicht gestört werden möchte (z. B. über Blocker im Kalender oder die Umstellung des eigenen Profilstatus auf "offline"). Dies muss - außer in absoluten Notfällen - vom Team respektiert werden.  

Zusätzlich sollte ein freier Kalender nicht automatisch so interpretiert werden, dass die Person nichts zu tun hat. Viel Arbeit geschieht außerhalb von Meetings, daher sollte besonders vor Festlegung von spontanen Terminen immer kurz angefragt werden, ob aktuell Zeit dafür ist.  

Vergessen Sie den sozialen Aspekt nicht

Es kann verlockend sein, die gesamte digitale Kommunikation auf arbeitsbezogene Aufgaben, Fragen und Informationen zu reduzieren. Es sollte jedoch immer Raum für private Chats, Humor und persönliche Nachrichten innerhalb eines Teams geben. In unserem Team beginnen wir unsere regelmäßigen Treffen gerne mit einem so genannten "Check-in", bei dem jedes Mitglied ein wenig über sich selbst erzählen kann.  

Dies gilt auch für die Teamleiter und ihre Kommunikation mit dem Rest des Teams. Ein gelegentliches 1:1-Gespräch, um sich zu vergewissern, dass es den einzelnen Mitgliedern auch auf persönlicher Ebene gut geht, ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen man sich nicht regelmäßig in der Kaffeeküche oder im Pausenraum trifft.  

Nutzen Sie persönliche Treffen Für Team-Bonding

Es ist durchaus möglich, eine großartige Teamkultur zu entwickeln, ohne sich jemals persönlich getroffen zu haben. Doch wenn es möglich ist, kann ein Treffen sich nur positiv auf die Chemie im Team auswirken, insbesondere dann, wenn es langfristig zusammenarbeiten wird (dies gilt übrigens auch für Projektteams mit Kunden und Partnern).  

Besonders eine Kombination aus arbeitsbezogenen Workshops (z.B. Brainstorming, Content/Journey Mapping, etc.) sowie privaten Aktivitäten (z.B. Essen gehen, Escape Rooms, Stadttouren) kann dabei helfen, dass sich Teammitglieder auch außerhalb professioneller Gespräche kennenlernen und ein Gefühl für die verschiedenen Persönlichkeiten erhalten.  

Zwanglose Interaktionen, vor allem in einer lockeren Umgebung, sind meiner Erfahrung nach Gold wert, um Menschen kennenzulernen und so auch zu lernen, wie sie kommunizieren und reagieren. Danach lesen sich arbeitsbezogene Unterhalten oftmals ganz anders, da man einfacher zwischen den Zeilen lesen kann.  

Verwenden Sie die richtigen Tools und Plattformen

Ich weiß, die Überschrift dieses Artikels könnte den Eindruck erwecken, dass ich gerade nicht über Technologie sprechen möchte, doch bei allen digitalen Themen spielen die technologischen Voraussetzungen eine treibende Rolle.  

Ja, ein gut funktionierendes Team funktioniert auch mit durchschnittlichen Tools und Plattformen gut. Doch je besser die Grundlagen, desto effizienter die Teamleistung.  

Die Plattform selbst sollte als "Spielwiese" gesehen werden, um Prozesse einzurichten, zu kommunizieren und auf eine Weise zu teilen, die sowohl den Unternehmensstandards entspricht als auch flexibel genug für individuelle Arbeitsstile ist.  

Plattformen wie Teams oder Slack sind großartig, da sie nicht nur einen ausreichend großen Raum für verschiedene Gruppen und 1:1-Chats bieten, sondern auch offen genug für Integrationen mit vielen anderen Tools sind, je nach den Bedürfnissen der Gruppe. 

Erfahren Sie mehr über die perfekten Team-Plattformen, unterschiedliche Funktionsweisen und wie sich diese mit anderen Systemen verknüpfen lassen, auf unserer Infoseite.