Unified Communi-cation steigert Ihre Produktivität

Technologien zur Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit ist grundlegend für Unternehmen, um Produktivität und Effizienz zu steigern und gleichzeitig Informationssilos zu vermeiden und unnötige Ressourcen durch Kanalbrüche einzusparen. Unified Communication bildet dabei die Basis für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie im und über Ihr Unternehmen hinaus.

Inhalt:

1. What does Unified Communication mean?
2. UC as a Service
3. What is important for successful United Communication?

Was versteht man unter Unified Communication?

UC ist ein Konzept, dass die Integrierung verschiedener Kommunikationsplattformen und Services in einem Unternehmen beschreibt, um alle Kanäle und Funktionen über eine Oberfläche anzubieten und dadurch die Kommunikation mit Kolleg:innen, Kund:innen, Partnern und anderen Stakeholdern zu unterstützen.

Gartner beschreibt UC zusätzlich als etwas, das "die Kontrolle, das Management und die Integration" verschiedener Unternehmenskanäle umfassen kann. Es geht also nicht nur um die Anschaffung der Systeme und Tools, sondern auch um die Verknüpfung und das Management.

Obwohl es sehr wohl erfolgreiche UC-Plattformen gibt, die zahlreiche Anwendungen vereinen (z.B. Teams oder Slack) kann Unified Communication auch die Kombination verschiedener Tools beschreiben. Darunter zählen:

• Telefonie (oft cloudbasiert)
• Anrufe & Video Calls
• Video Meetings / Konferenzen
• Direktnachrichten / Instant Messaging
• Papierlose Faxservices
• (Live) Chat
• VoIP (IP Telefonie) - Anrufe via Internetverbindung

Zusätzlich können auch Funktionen dazugehören, die Nutzer:innen bei der Kommunikation auf verschiedenen Kanälen unterstützen, z.B.:

• File Sharing (das Teilen von Dokumenten)
• Virtuelle Whiteboards
• Live-Umfragen
• Live-Reaktionen
• etc.

Der Hauptvorteil von erfolgreiche Unified Communication liegt in der zentralen Oberfläche, so dass Nutzer:innen nicht zwischen Kanälen und Systemen wechseln müssen, um alle Kommunikation zu managen, selbst wenn diese Nachrichten von verschieden Anwendungen versandt werden (z.B. Social Media, Live Chat, Telefon, etc.). Dadurch sparen Nutzer:innen Zeit, verpassen keine Nachrichten und können einfacher die Kanäle wählen, die sich am besten für den jeweiligen Kommunikationsverlauf eignen und das, ohne Informationen aus der Kommunikationshistorie zu verlieren.

UC as a Service

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Moderne Unified Communication-Systeme sind meistens cloudbasiert, um mehr Flexibilität und Mobilität zu bieten. So können alle Services unabhängig vom Ort genutzt werden, ob im Büro, im Home Office oder direkt beim Partner oder Kunden. Dies wird auch "Unified Communications as a Service (UCaaS)" genannt.

Viele UCaaS-Systeme können direkt "Out-of-the-Box" verwendet werden und bieten die meisten, wenn nicht sogar alle genannten Standardfunktionen an bzw. können einfach mit Partner-Software kombiniert werden.

Zusätzlich erleichtert UCaaS ein simples, kostengünstiges Setup, das anschließend je nach Bedarf angepasst und ausgebaut werden kann. Dadurch haben Unternehmen mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Kostenkontrolle Skalierung und der Evaluation weiterer Funktionalitäten und Umsysteme.

Was macht erfolgreiche Unified Communication aus?

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Einfache Integration mit anderen Anwendungen & Umsystemen

In Unternehmen verläuft die Kommunikation in unterschiedlichen Unternehmensbereichen, Teams und selbst zwischen Individuen anders ab. Daher ist es notwendig, dass sich der Tech Stack, der im Unternehmen verwendet wird, einfach miteinander verknüpfen lässt. Es wird kaum Unternehmen geben, die auf eine einzige Lösung aufbauen, da es je nach Branche, Markt und Unternehmen immer individuelle Anwendungen und Systeme geben wird, die erfolgreich und nahtlos miteinander verknüpft werden müssen.

Zu viele Anwendungen können jedoch leicht zu Datensilos führen und sogar Sicherheitsrisiken verursachen, wenn sie nicht ordentlich eingerichtet sind. Außerdem können sie mehr Arbeit für Nutzer:innen verursachen, wenn die Nutzung über die zentrale Plattform nicht möglich ist.

Verlässliche APIs (Application Programming Interfaces) können eine Verknüpfung nicht nur absichern, sondern ermöglichen auch den reibungslosen Daten/Informationsaustausch ohne Verluste.

Skalierbarkeit

Besonders (schnell) wachsende Geschäfte sind von der Stabilität Ihrer Infrastruktur abhängig, sowohl für Mitarbeitende als auch Kund:innen. Daher muss ein System in der Lage sein, mitzuwachsen, selbst wenn es überraschend zu Spitzen in der Nutzung, Datenmenge, etc. kommt.

Andernfalls riskiert das Unternehmen, dass ganze Kommunikationskanäle oder Funktionen ins Stottern geraten, weil die Server mit Anfragen überlastet sind oder ein Limit an Nutzer:innen oder Tickets/Aktionen erreicht wurde.

Cloudbasierte Systeme haben in diesem Bereich oft einen Vorteil, da sie sehr viel flexibler und schneller auf Wachstum reagieren und angepasst werden können.

Datenschutz & -Kontrolle

Die Zahl von Cyber-Attacken über alle Branchen und Märkte hinweg ist in den letzten Jahren exponentiell angestiegen. Eine umfassende Sicherheitsstrategie ist daher insbesondere für alle Kommunikationskanäle notwendig, um sicherzugehen, dass Hacker nicht über unsichere Kanäle oder Anwendungen (z.B. Social Media oder E-Mail via Phishing) Zugriff auf Unternehmensdaten und -systeme erhalten können.

Besonders die Nutzer:innenkontrolle ist daher unabdinglich und hilft dabei, rollenbasierte Zugriffsrechte zu managen, um so trotz zentraler Datenzugänge zu kontrollieren, wer Zugang zu Funktionalitäten und Informationen braucht und erhält.

Zusätzlich kann die interne IT bei einer UC-Strategie Einschränkungen für Dateiformate und Verifizierungs- sowie Authentifizierungsprozesse implementieren. Auch gibt es mittlerweile hervorragende Monitoring- und Verschlüsselungstools, die einerseits alle sensiblen Daten schützen und andererseits verdächtige Aktivitäten frühzeitig identifizieren (mehr dazu lesen Sie hier).

Usability & UX

UC muss einfach in der Nutzung sein. Vor allem in Umgebungen, die verschiedene Funktionen, Tools und Systeme verschiedener Anbieter verknüpfen müssen Nutzer:innen sich schnell einarbeiten können. Eine saubere, intuitive Nutzungsoberfläche ist dabei genauso wichtig wie reibungslose Verknüpfungen und standardisierte Begriffe und Taxonomien.

Selbst intuitive Anwendungen können komplex sein, wenn sie ein anderes Layout, unterschiedliche Begrifflichkeiten oder andere Kontrollen haben als die bereits verwendeten Anwendungen.

Warum das so wichtig ist, lesen Sie übrigens hier.

Flexibilität

Im Mittelpunkt von UC steht die Anpassung an unterschiedliche Kommunikationsstile von Kund:innen, Mitarbeitenden, Partnern und anderen Nutzer:innen. Diese können sich mit verschiedenen Kampagnen, Stakeholder-Gruppen und Informationstypen ändern.

Sind Nutzer:innen aller Art gezwungen, Kommunikationsarten zu nutzen, die für sie nicht passen, Kanäle zu wechseln, oder Informationen auf umständliche Art und Weise auszutauschen, kann dies die Nutzungsrate, die Qualität der Ergebnisse und auch die Beziehungen erheblich beeinträchtigen. 

Eine Unified Commerce-Plattform schafft eine Umgebung, die diese unterschiedlichen Stile unterstützt und alle Kanäle und Datenflüsse miteinander verbindet, um Transparenz und eine nahtlose Nutzung zu gewährleisten.

Eine Out-of-the-Box-Lösung kann daher ein guter Anfang sein, sollte aber auf der Grundlage der spezifischen Kommunikationsgewohnheiten und -kanäle Ihres Unternehmens evaluiert und angepasst werden, damit sie zur Arbeitskultur Ihrer Mitarbeitenden passt, Ihren Kund:innen die richtigen Kommunikationsformen bietet und eine transparente Zusammenarbeit mit Partnern und Drittanbietern ermöglicht.

Microsoft bietet eine UCaaS-Plattform an, die skalierbar, innovativ und intuitiv und dabei marktführend ist. Unsere DIGITALL-Expert:innen unterstützen Sie gerne bei der Implementierung und Anpassung, so dass die Plattform auf Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihre Nutzer:innen passt.