Was bietet eine Field Service Management-Software für den Außdienst?

Ob für Service, Vertrieb oder andere externe Dienstleistungen - der Außendienst ist für viele Unternehmen ein entscheidendes Element, um Kund:innenbeziehungen zu pflegen, neue Kontakte zu schließen und Informationen zu sammeln. Was bietet eine Außendienstsoftware, um die Erfahrungen sowohl Ihrer Mitarbeitenden als auch Ihrer Kund:innen zu verbessern?

Außendienst beschreibt Aktivitäten, die außerhalb von Büros, Geschäften oder Fabriken stattfinden und daher verschiedene Anwendungen und Tools für die Arbeit "unterwegs" erfordern. Mit der Zunahme von cloudbasierten Lösungen kann der Außendienst viel "vernetzter" sein als noch vor fünf bis zehn Jahren. Ohne die richtige Software und Endgeräte bleibt derweil viel Potenzial für den erfolgreichen Außendienst auf der Strecke.

Vorteile von Field Service-Anwendungen

Terminplanung 

Das Planen von Besprechungen ist viel einfacher, wenn Mitarbeitende auch unterwegs einen vollständigen Überblick ihren Kalender haben und Einladungen zeitnah verschicken können. Auf diese Weise können sie vor einer Reise oder unterwegs alle ihre Termine überprüfen und vor Ort Folgetermine mit Kund:innen, Interessenten und anderen Beteiligten vereinbaren.

Optimierung der Reiseroute

Einige Field Service-Lösungen bieten Unterstützung beim Reisemanagement und stellen den Nutzer:innen optimierte Routen zur Verfügung, um das Beste aus jeder Reise herauszuholen. So können Vertriebsmitarbeitende beispielsweise bei der Planung eines Kundenbesuchs darüber informiert werden, dass ein Bestandskunde ganz in der Nähe sein Büro hat, so dass sich die Gelegenheit für ein Treffen ergeben könnte, um die Beziehung aufzufrischen.

Dokumentation von besuchen 

Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben früherer (und heutiger) Außendienste ist die vollständige Dokumentation aller Vorgänge während des Besuchs, einschließlich der effizienten Nachbearbeitung. Eine moderne Außendienstsoftware bietet in der Regel Checklisten und Dokumentationsvorlagen, die leicht ausgefüllt werden können.

Einige Folgeaktionen können sofort aktiviert werden:

• Gesprächseinladung für einen zweiten Termin
• Folgeinformationen per E-Mail verschicken
• Aktivieren der Lieferung eines Produkts (z. B. eines neuen Routers)
• Rechnungserstellung
• Weiterleitung eines Problems an Spezialteams
• usw.

Daten-synchronisation in Echtzeit

Eine Verbindung zu allen erforderlichen Systemen (CRM, ERP usw.), um alle notwendigen Informationen in Echtzeit zu erhalten und zu senden, ist einer der Hauptgründe, warum cloudbasierter Field Service für Außendienstmitarbeitende unabdinglich ist. Wichtige Informationen können sofort mit anderen Kolleg:innen geteilt werden, und die Agent:innen können auf eine umfassende Datenbank zugreifen, um Kund:innen, Interessenten usw. bei ihren Problemen zu helfen.

Offline-Fähigkeiten

Eine nahtlose Internetverbindung ist je nach Standort und Reiseart nicht selbstverständlich (insbesondere der deutsche Vertrieb und Service wird davon ein Lied singen können). Deshalb ist es für den Außendienst wichtig, dass die Arbeit auch erledigt werden kann, wenn das Internet mal nicht funktioniert. Zwar können ohne Netz die Echtzeit-Synchronisierung oder der Zugriff auf Datenbibliotheken eingeschränkt sein, doch für die grundlegenden Aufgaben ist trotzdem alles vorhanden.

Auftrags- und Vertrags-management

Ein Tool, mit dem sich Verträge und Bestellungen leicht einrichten lassen, kann jeden Verkaufszyklus beschleunigen und Kund:innen unterstützen. Es ist viel einfacher, alle Anforderungen, Dienstleistungen und Angebote gemeinsam durchzugehen und einen Auftrag oder Vertrag vor Ort zu erstellen. Kund:innen können dann entweder sofort unterschreiben oder sich etwas Zeit nehmen, um alles in Ruhe zu prüfen - in jedem Fall schafft dies eine reibungslosere und effizientere Erfahrung für alle Beteiligten.

Anmeldungen und Registrierungen

Ob bei Konferenzen, Hausbesuchen oder anderen Anlässen - eine gute Außendienstsoftware für den Vertrieb beinhaltet in der Regel einfache Anmeldemöglichkeiten für Newsletter, weitere Kommunikation oder auch relevante Veranstaltungen. Dies kann dazu beitragen, das notwendige Double-Opt-In sofort zu erhalten, da die Person direkt vor Ort ist, um ihre E-Mail zu identifizieren und sich aktiv mit einer digitalen Signatur zu registrieren.

Kund:innen-informationen

Kund:innen zu kennen, inklusive ihrer bisherigen Interaktionen mit Ihrem Unternehmen sowie möglicher Probleme oder relevanter Informationen ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Gespräch. Sieht ein Vertriebsmitarbeitender beispielsweise, dass der Kunde aktuell ein Service-Problem hat, kann das Treffen anders vorbereitet werden und sogar auf das Problem (und die Lösung) eingehen. Auf diese Weise erhalten Kund:innen ein wirklich persönliches Erlebnis und der Außendienst kann seine Ziele effizienter erreichen.

Diagnosetools

Speziell für Servicezwecke können Diagnosewerkzeuge dazu beitragen, Besuche vor Ort zu beschleunigen und direkt Antworten auf Fragen zu liefern. Ob es sich nun um einen regelmäßigen Wartungscheck oder um ein aktuelles Problem handelt, die Servicekräfte haben eine viel größere Chance, ein Problem sofort zu lösen oder die nächsten Schritte direkt festzulegen, was wiederum weniger Stress und Verwaltungsaufwand für die Kund:innen bedeutet.

Automatisierung

Die Automatisierung manueller Aufgaben kann die Arbeitsbelastung verringern und es dem Außendienst ermöglichen, sich stattdessen auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, die eine persönliche Note erfordern oder spezielle Fachkenntnisse voraussetzen. Von automatischen E-Mails bis hin zu Berichten und Rechnungen - mit der richtigen Einrichtung kann jede Aufgabe effizienter gestaltet werden.

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